Mein Guide für motivierendes und produktives Feedback

Wie versprochen jetzt der Guide in der Serie zu Feedback. Im ersten Teil ging es mir um einen Rahmen, mit dem man systematisch eine Feedback-Kultur im Unternehmen entwickelt. Jetzt geht es um die konkrete Situation. Besonders den HR-Kollegen*innen lege ich nahe, die verlinkten Beiträge aus Teil 1 zu lesen.

Die für mich wesentlichen Punkte aus dem ersten Beitrag sind auch die Grundlage der Empfehlungen hier. Also: Die Subjektivität von Feedback, die Abhängigkeit vom (lernbaren) Reflexionsvermögen beider Gesprächsteilnehmer und dass Feedback ein Prozess ist, der mit Befürchtungen oder Ängsten verknüpft sein kann. Die Empfehlungen habe ich in drei Rubriken aufgeteilt: in Empfehlungen für beide Gesprächsteilnehmer, für den Feedback-Geber und für den Feedback-Nehmer.

Für beide Gesprächsteilnehmer

  • Perspektivenwechsel
    Wann immer möglich, versuchen Sie sich in die Perspektive Ihres Gegenübers zu versetzen. Wie mag sie/er auf ihr Feedback reagieren? Möchten Sie nur einen Hinweis geben für ein unkritisches Thema oder handelt es ich um eine Rückmeldung, die auch in die persönliche Sphäre reicht? Perspektivenwechsel als Methode macht Ihre Rückmeldung sensibler und fokussierter, gleichzeitig hilft es, den mit Feedback verbundenen Stress zu verringern.
  • Respektvoller Umgang auf Augenhöhe
    Gehen Sie respektvoll miteinander um und behandeln Sie Ihre(n) Gesprächsteilnehmer*in auf Augenhöhe. Zeigen Sie, dass Ihnen am Wohlergehen bzw. an der Entwicklung Ihres Gegenübers etwas liegt.
  • Zuhören
    Gutes Zuhören ist die Grundlage von Feedback, unterbrechen Sie nicht. Stellen Sie Fragen nur zum Verständnis.  
  • Offenheit
    Offenheit ist die Basis für gutes Feedback. Haken Sie nach, wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht gesagt wird.
  • Sachlich bleiben, Emotionen gezielt einsetzen
    Die Gespräche sollten in einer sachlichen, unaufgeregten Atmosphäre verlaufen. Vermeiden Sie Anklagen, Aufbrausen oder gar Wutausbrüche. Demgegenüber können (kontrollierte) Emotionen deutlich machen und unterstützen, wenn ein Punkt besonders wichtig ist für Sie.
  •  Bedanken Sie sich für den Austausch

Für den Feedback-Geber

Loben und entwickelndes Feedback sind gleich wichtig

Aus der Arbeit mit Führungskräften wissen wir, dass ihnen kritisches Feedback schwerfällt. Studien zeigen aber, dass Mitarbeiter diese korrigierenden Rückmeldungen sogar wünschen, je älter und selbstsicherer ein Mitarbeiter ist, umso stärker trifft das zu. Wichtige Themen nicht anzusprechen hat daher mehr mit Selbstschutz zu tun, mit den Befindlichkeiten des Feedback-Gebers. Also nur Mut, es kommt auf das „Wie“ an und wie sehr Ihnen Ihr Gegenüber vertraut.

Aus meiner Sicht ist die oft zitierte Sandwich-Theorie des Feedbacks nicht richtig, nach der ein Kritikpunkt mindestens in zwei Mal Loben eingebettet wird. Sie werden aus den Rückmeldungen merken, wie Sie Lob und entwickelndes Feedback dosieren sollten. Vermeiden Sie aber auf jeden Fall eine Kette von kritischen Rückmeldungen. Nach dem Motto, „wenn ich schon mal gerade dabei bin“.

Ich werde ab hier nur noch den Begriff „entwickelndes Feedback“ verwenden, wenn es um Rückmeldungen geht, die sonst mit Kritik, Korrektur oder negativem Feedback beschrieben werden. An Kritik stört mich der erhobene Zeigefinger, die damit verbundene Distanz; an Korrektur oder negativem Feedback, dass es sich bei Feedback um subjektive Rückmeldungen handelt und der Feedback-Geber nicht unbedingt die Wahrheit für sich gepachtet hat. Entwickelndes Feedback gefällt mir besser, denn genau darum geht es: persönliche Entwicklung. Die daneben wichtigsten Punkte sind:

  • Fokussieren
    Überladen Sie ein Gespräch nicht mit Themen. Mehr als zwei Entwicklungsfelder sind schwierig zu vermitteln, zu verarbeiten und in der Folge umzusetzen. Konzentrieren Sie sich auf die Themen, die für Ihr Unternehmen, für Ihr Team die wichtigsten sind.
  • Kundenperspektive einnehmen.
    Erläutern Sie die Themen immer auch aus einer Kundenperspektive. Das hilft auch, ihre Punkte zu fokussieren bzw. zu priorisieren.
  • Orientieren Sie sich an den Stärken
    Neurowissenschaftliche Studien zeigen, dass wir bzw. unser Gehirn in den Bereichen sich besser entwickeln, in denen wir schon stark sind. Daher sollte sich Feedback grundsätzlich an den Stärken orientieren. In Bereichen, die zu den Schwächen gehören, braucht es eine Einschätzung von Ihnen, ob eine Entwicklung möglich ist und wie wichtig das Thema für Sie, Ihr Team oder Ihr Unternehmen ist.
  • Geben Sie spezifische Rückmeldung
    Feedback sollte spezifisch sein, vermeiden Sie Allgemeinplätze und gehen Sie auf konkrete Situationen ein, die Ihnen aufgefallen sind.
  • Die Punkte validieren
    Wo immer und so weit wie immer möglich, versuchen Sie Ihre Argumentation zu unterstützen, zu validieren: mit Daten, Reaktionen von Kunden oder anderen Mitarbeitern.
  • Mit Unterstützungsangebot verbinden
    Feedback wird dann produktiv, wenn Sie ihre Rückmeldung mit einer Unterstützung verbinden und einen Folgetermin vereinbaren, zu dem Sie über die beobachtete Entwicklung in dem Punkt sprechen.
  • Um Erlaubnis bitten
    Wenn Sie spontan Feedback geben möchten, bitten Sie vorab um Erlaubnis, ob Sie Feedback geben dürfen.
  • Richtig loben
    Wenn Sie loben, vermeiden Sie auch hierbei Allgemeinplätze. Auch Lob sollte spezifisch sein. Daneben sollten Sie nicht ein besonderes Talent loben, sondern den Einsatz und ein besonderes Engagement hervorstellen. So zum Beispiel, wenn Sie sehen, dass ein Mitarbeiter oder Team sich für ein Thema besonders eingesetzt haben.
  • Techniken
    Nach meiner Erfahrung hat sich folgende Systematik für entwickelndes Feedback bewährt:
    • Meine Feedback-Treppe
      • Wahrnehmung teilen – dabei immer in der Ich-Sprache argumentieren.
        „Mir ist aufgefallen, dass…“
      • Eigene Erfahrung mit dem Punkt vermitteln
        Warum können Sie das Thema gut einschätzen, wo haben Sie besondere Expertise?
        „Ich habe zu dem Punkt folgende Erfahrungen gemacht…“
        Oder bei sehr sensiblen Themen auf der Gefühlsebene argumentieren:
        „Das Beobachtete löst Folgendes bei mir aus….“
      • Empfehlung bzw. Wunsch formulieren
        • Erfahrung teilen: „Aus meiner Erfahrung heraus, kann ich folgendes empfehlen, bei mir hat folgendes geholfen“
        • Sensibles Thema: „Ich wünsche mir, dass Du in Zukunft etc“
      • Unterstützungsangebot formulieren
      • Follow-up vereinbaren
    • Mental Contrasting
      Mental Contrasting, entwickelt von der Psychologin Gabriele Oettingen, ist eine Gesprächstechnik, bei der die gegenwärtige Realität der gewünschten zukünftigen Realität gegenübergestellt wird, um Motivation zu erzeugen. Indem man den Blick auf die Zukunft richtet (anstatt auf die Fehler der Vergangenheit) und daraus die erforderlichen Schritte diskutiert und vereinbart, um dorthin zu kommen.
  • Spontanes Feedback – „das Band anhalten“
    Wenn Ihnen etwas Besonderes auffällt, geben Sie spontanes Feedback. Wenn Ihr Team z. B. gerade sehr konzentriert zusammenarbeitet, erste gute Ergebnisse sichtbar werden, halten Sie das Band an, um ein Bild aus der Produktion zu gebrauchen. Erläutern Sie, warum Sie die Situation gerade als besonders empfinden, halten Sie kurz inne. Und dann geht es weiter. So schaffen Sie ein Bewusstsein für das Besondere und fördern die „Verankerung“ für das Besondere im Gehirn.

Für den Feedback-Nehmer

  • Offenheit
    Gehen Sie offen in das Gespräch rein und sehen Sie Feedback als Chance, sich zu entwickeln.
  • Für Lob bedanken
    Ich finde, der Punkt kommt oft zu kurz. Der Dank für ein Lob ist ein Zeichen von Wertschätzung.  
  • Nicht rechtfertigen
    Sie brauchen sich für ein Verhalten nicht zu rechtfertigen. Ihr Gegenüber möchte Ihnen mitteilen, was er/sie beobachtet hat. Da braucht es keine Rechtfertigung, warum oder wieso. Stellen Sie allenfalls Fragen zum Verständnis, damit die angesprochenen Punkte auch nachvollziehbar sind.
  • Grenzen setzen, wenn es zu weit geht
    Auf der anderen Seite sollten Sie sich nicht alles gefallen lassen. Wenn Ihr Gegenüber unsensibles Feedback gibt, sie z. B. persönlich angreift, sollten Sie Grenzen setzen. Sachlich, aber bestimmt.


Fazit

Die Subjektivität von Feedback, die Orientierung an den Stärken oder das Ängste damit verbunden ausgelöst werden können, sind vielleicht Punkte, die sie überraschen oder anders sehen. Meine Empfehlung ist, dass Sie sich mit Anderen hierzu austauschen. Meine Einstellung zu Feedback hat sich entwickelt: Vom Skeptiker zum Unterstützer in der Kurzfassung.

Meine Überzeugung ist, Feedback kann die Zusammenarbeit im Unternehmen besser machen und zur Entwicklung von Menschen und Organisation beitragen. Für mich sind wir hier im Kern eines neuen Leaderships und es braucht Mut, den ersten Schritt in eine kontinuierliche Feedback-Kultur zu gehen, insofern ist das ein Entwicklungsthema. Üben hilft, z. B. mit dem im ersten Beitrag vorgestellten Framework.

Ich hoffe, dass Sie mit dem angesprochenen Format und dem Feedback-Guide eine Unterstützung finden. Und wie immer: Schreiben Sie mir gerne hier oder persönlich, wo Sie eine andere Einschätzung haben. Im Austausch können wir die Punkte sicher schärfen oder besser machen.

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