Gerade kleine und mittelständische Unternehmen überdenken aktuell ihre Arbeitszeitpraxis. Fast 2 Jahre ist es her, seitdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden hat, dass der beklagte Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ einzurichten habe. Das deutsche Arbeitszeitgesetz hat diese Grundsätze zwar noch nicht aufgenommen, deutsche Arbeitsgerichte urteilen aber mittlerweile im Sinne der genannten Entscheidung des EuGHs[1].

Weitere Anlässe, sich mit dem Thema zu beschäftigen, sind der Homeoffice-Schub durch Corona – Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten im Homeoffice – und die Wünsche der Mitarbeiter nach flexibleren Arbeitszeiten und einem Freizeitausgleich für geleistete Überstunden.

Das Ampelkonto ist für mich ein geeigneter Rahmen, mit dem Unternehmen überzeugt werden können, ihre Arbeitszeitpraxis zu überdenken, weil damit Arbeitszeiten gesteuert werden (mit signifikantem Produktivitätseffekt), Mitarbeiter höhere Gestaltungsfreiräume erhalten (messbare Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, Verbesserung des Employer Brands) und Überlastungssituationen einzelner Mitarbeiter vermieden werden können (Gesundheitsschutz).

Das Konzept des Ampelkontos ist aus den 90er-Jahren. Also retro und ich habe das in einem größeren Unternehmen Ende es letzten Jahrtausends schon mitgestalten dürfen. Meine Erfahrung ist, dass Unternehmen (auch kleinere), die das schon frühzeitig eingeführt haben, es heute noch nutzen, weil es durch die o. g. Punkte eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter darstellt.

Eckpunkte von Ampelkonten

• Das Ampelkonto ist die Weiterentwicklung eines Arbeitszeitkontos, bei der Arbeitszeiten individuell erfasst werden und die Abweichung der täglichen Arbeitszeit von der individuellen täglichen Sollarbeitszeit auf einem Konto gebucht wird.
• Das Ampelkonto hat seinen Namen durch die drei Phasen, nach denen die Arbeitszeitsalden auf dem individuellen Konto behandelt werden.
• Die Bandbreite der Phasen kann entsprechend der betrieblichen Erfordernisse ausgestaltet werden.
• Die Systematik gilt für individuelle Plus- und Minuszeiten im Ampelkonto.
• In der Grünphase können Arbeitnehmer*innen im Rahmen der betrieblichen Vorgaben ihre täglichen Arbeitszeiten weitgehend eigenständig disponieren. Ein Unternehmen mit einer Regelarbeitszeit von 38 Stunden kann daher z. B. diese Phase von +/- 38 Stunden für Mitarbeiter*innen in Vollzeit festlegen.
• Die Gelbphase setzt nach Überschreiten der Grünphase an. Die Farbe Gelb steht für das ausgelöste Warnsignal, dass hier ein Handlungsbedarf entsteht, nach dem zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten oder in agilen Konstellationen im Team besprochen werden muss, wie ein weiteres Anwachsen von Plus- oder Minussalden vermieden und ein Weg in die Grünphase unterstützt werden kann.
• Die Rotphase steht dann für ein Halt, nach dem dann verbindliche Maßnahmen vereinbart werden, wie das Arbeitszeitkonto wieder in den Grünbereich zurückgeführt werden kann.

Gestaltungsoptionen

In der Praxis findet man folgende Trends:

• Die Phasengrenzen für Plus- und Minussalden sind nicht gleich, sondern für Minussalden werden häufig engere Grenzen gezogen als für Plussalden.
• Oft sind Gelb- und Rotphase enger definiert als die Grünphase.
• Ein Freizeitausgleich kann stunden- und tageweise erfolgen und mit Urlaub kombiniert werden.
• Weil in Ampelkonten „klassische“ Mehrarbeit durch Anweisung des Arbeitgebers nicht stattfindet, sind die Überstunden und Arbeitszeitsalden im Ampelkonto in der Praxis meist nicht mehrarbeitszuschlagspflichtig. Tarifgebundene Unternehmen müssen hierbei ihre tariflichen Regelungen beachten.
• Auszahlungsoptionen: Oft finden sich in betrieblichen Regelungen auch Auszahlungsoptionen für Plussalden auf dem Arbeitszeitkonto, wenn ein Konto nach einer bestimmten Zeit nicht in die Grünphase überführt worden ist oder absehbar nicht überführt werden kann. Diese Auszahlungsoption kann auch mit einer Mehrarbeitszuschlagspflicht verbunden sein/werden. Damit der Gesundheitsschutz gewahrt bleibt, wird dann oft neben der Zustimmung des Vorgesetzten auch der Personalbereich einbezogen und es werden Maßnahmen vereinbart, wie eine Überlastung verhindert werden kann.
• Für Beschäftigte in Teilzeit gelten die Phasengrenzen meist zeitanteilig

Empfehlungen zur Umsetzung

Das Ampelkonto ist ein Rahmen, mit dem alle möglichen Arbeitszeitsysteme (von Modellen ohne feste Arbeitszeit bis zum vollkontinuierlichen Schichtsystem) gesteuert werden können. Sie alle kennen die Fälle, bei denen einzelne Mitarbeiter*innen ein hohes Arbeitszeitvolumen angearbeitet haben. Mit dem Arbeitszeitkonto werden diese Fälle transparenter, sie können schneller reagieren und nach meiner Erfahrung ermöglicht das Modell einen signifikanten Produktivitätsschub und Kosteneinsparungsmöglichkeiten; durch die verbesserte Synchronisation von individueller Arbeitszeit und betrieblichem Bedarf.

Eine wichtige Idee der Grünphase ist, dass Mitarbeiter weitgehend auf ihre täglichen Arbeitszeiten Einfluss nehmen können. Natürlich immer im Rahmen der betrieblichen Anforderungen, die zwischen einem Schichtsystem und einer rein wissensbasierten Arbeit sehr unterschiedlich sein können. Um Probleme in der Umsetzung zu vermeiden, sollten Sie daher diese Freiheiten vorab schon konkret regeln.

Transparenz über die individuellen Kontenstände ist entscheidend für den Steuerungserfolg des Kontos. Aus meiner Sicht sollten Sie daher in ein IT-System investieren, das dies sicherstellt. Hier hat sich in den letzten Jahren sehr viel getan bis zur Erfassung der Arbeitszeit über Apps. Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit der Erfassung über Excel. Das finde ich nicht nur antiquiert, so ist eine zeitnahe Steuerung auch kaum möglich. Daneben genügen Exceltools nur dann den Dokumentationsanforderungen des Arbeitszeitgesetzes (§ 16 Ziffer 2 ArbZG, Überschreitung der 8-Stundengrenze), wenn die Kontenstände regelmäßig ausgedruckt, unterschrieben und für mindestens

+2 Jahre aufbewahrt werden; ein Aufwand, den eine IT-Lösung vermeiden kann. Sollten sie das Ampelkonto dennoch über Excel führen wollen, sollten Sie eine Anzeigepflicht ihrer Mitarbeiter*innen vorsehen, wenn ein Phasenwechsel erfolgt ist.

Die Einführung eines IT-Systems für die Steuerung von Arbeitszeit ist mitbestimmungspflichtig. Wenn Sie keinen Betriebsrat haben, empfehle ich Mitarbeiter ihres Unternehmens in die Entwicklung des Konzepts und die technische und datenschutzkonforme Umsetzung mit einzubeziehen.

Ampelkonten sind von ihrer Natur her Kurzfristkonten. Meist werden Jahresintervalle herangezogen, nach denen die individuellen Konten einmal im Jahr oder zu einem Stichtag ausgeglichen werden müssen. Meines Erachtens braucht es diese Vorgaben nicht, es reicht, wenn sie darauf achten, dass ihre Konten im Regelfall in der Grünphase sind, z. B. um eine individuelle Überlastungssituation zu vermeiden. Aber auch hier bitte wieder ggfs. bestehende Tarifregelungen beachten und wenn Sie einen Betriebsrat haben, müssen Sie ihr Gremium von diesem Anliegen auch überzeugen.

Neben einer Auszahlungsoption können Arbeitszeitsalden auch in ein Langzeitkonto überführt werden (die dann aber in Geld geführt und insolvenzgesichert werden müssen). Ich empfehle hierbei ein schrittweises Vorgehen. Erst Erfahrung sammeln mit dem Ampelsystem, der Steuerungswirkung, wie es ggfs. an Ihre Geschäftsanforderungen verändert werden muss und wie sich der Ansatz auf ihre Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Danach erst würde ich die Frage „Langzeitkonto ja/nein“ angehen.

Auch wenn in Deutschland das Arbeitszeitgesetz (noch) kein IT-Arbeitszeitsystem vorschreibt, empfehle ich, hier proaktiv zu sein und die Einführung mit einem Steuerungs- und Flexibilisierungskonzept wie das vorgestellte Ampelkonto zu verbinden. Es „funktioniert“ auch in kleineren Unternehmen und Unternehmen mit agilen Organisationsansätzen. Mir gefällt der Ansatz, weil er steuernde Elemente und hohe Freiheitsgrade für Mitarbeiter*innen vereint. Retro, aber gut.  

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[1] Eine aus meiner Sicht gute Einordnung, warum Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung proaktiv sein sollten, finden Sie hier https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/arbeitszeiterfassung-gerichte-ueberholen-die-politik_76_516492.html